NOAB kantoor

now browsing by tag

 
 

Administratie eenmanszaak in Excel

Of u nu al jaren een kleine eenmanszaak runt of net bezig bent uw eenmanszaak op te starten op één ding zit u niet te wachten: hoge administratiekosten. Wanneer u zelf uw boekhouding wilt bijhouden en zich gaat oriënteren op de diverse administratiepakketten, komt u al gauw tot de conclusie dat deze pakketten vrij prijzig zijn. En bovendien ingewikkeld; u heeft namelijk geen of nauwelijks boekhoudkundige kennis. En dat allemaal voor die paar facturen die u ontvangt en verstuurd. Wanneer u enige handigheid heeft met Microsoft® Excel dan kunt u prima een kleine administratie hierin opzetten.
 

Wat registreren we in de administratie in Excel?

In tegenstelling tot een boekhoudpakket waarin alles dubbelzijdig wordt geadministreerd (iedere boeking leidt tot de mutatie van twee posten) is in Excel sprake van een enkelvoudige boekhouding; u houdt één soort mutatie bij per werkblad in Excel.

Ten eerste zijn daar de facturen die u ontvangt, deze hangen samen met de uitgaven ten behoeve van uw eenmanszaak. Wat willen we van deze ontvangen facturen vastleggen? U maakt de volgende kolommen aan in Excel: datum, omschrijving/leverancier, bedrag inclusief BTW en het BTW bedrag.

Daarachter maakt u kolommen met kostensoorten (dit kan variëren per branche): directe kosten, kantoorbenodigdheden, contributies, verzekeringen, algemene kosten etc. Per factuur zet u het bedrag exclusief BTW in de van toepassing zijnde kostensoort. De reden hiervoor is dat u middels een eenvoudige ‘somformule’ in Excel aan het eind van het jaar eenvoudig uw kosten per soort kunt totaliseren. Dat deze kosten exclusief omzetbelasting zijn is vanzelfsprekend (vraag u af waarom, wanneer u de basis niet begrijpt, neem dan een boekhouder die u kan ondersteunen en verder helpen met uw administratie).

Ten slotte hoort bij de uitgaven nog een kolom in Excel “betaald via”. Hier vult u in Excel in hoe de factuur is betaald; via de zakelijke rekening, via privé of per kas. Dit wordt vaak vergeten, maar is onmisbaar om aan het einde van het jaar uw balans van uw eenmanszaak op te stellen!

Op een ander werkblad in Excel houdt u de verstuurde facturen (omzet) bij op eenzelfde wijze. Het spreekt voor zicht dat de kolommen “kostensoorten” hier niet van toepassing zijn. De omzet kunt u naar behoefte verder uitsplitsen indien dit uw inzicht in de ontvangsten vergroot.
 

Nog meer vastleggingen in de administratie in Excel?

Voor de kleinere eenmanszaak is de post autokosten vaak een lastig verhaal. Of u hebt een auto van de zaak en administreert de brandstof, verzekeringen e.d. als zakelijke kosten en geeft aan het einde van het jaar een bijtelling aan privé gebruik auto op, of u registreert uw kilometers en berekend deze kilometers x € 0,19 als autokosten (let op bij de tweede manier dus geen andere autokosten als zakelijk in de administratie boeken!).

Veel eenmanszaken gaan voor de kilometer doorberekening aangezien het privé gebruik (tot 25% van de catalogusprijs van de auto) meestal niet opweegt tegen de kostenaftrek van benzine, verzekeringen e.d.

Gevolg hiervan is dat u uw kilometers zal moeten bijhouden. Dit kan via een agenda, maar een administratie in Excel leent zich natuurlijk bij uitstek om deze hierin bij te houden. Registreer hier de gebruikelijke gegevens: datum, vertrekpunt (postcode), bestemming (postcode) en aantal kilometers.
 

Administratiekantoor Bakker

Op de pagina Downloads vind u een voorbeeld van bovengenoemde Excel indelingen. Mocht u vragen hebben over het gebruik van Excel in combinatie met uw boekhouding kunt u altijd contact met ons opnemen.

Wij denken actief met ondernemers mee. Vooral de eenmanszaak wordt vaak geconfronteerd met onredelijk hoge administratieve lasten. Wij helpen ondernemers hun administratieve lasten in de hand te houden. Eén van de manieren is niet de aanschaf van een duur boekhoudpakket, maar het verwerken van de administratie van uw eenmanszaak in Microsoft® Excel. Een andere manier is het uitbesteden van de administratie bij uw administratiekantoor. Zij beschikken immers over een softwarepakket zodat deze kosten u bespaard blijven. Behoefte aan verdere betaalbare ondersteuning voor uw administratie? Neem dan vandaag nog contact met ons op. Wij zijn u graag van dienst.

Terug

Opstellen inbrengbalans

De start van uw onderneming is ook het moment om na te denken over de inbrengbalans van de onderneming. Wilt u bijvoorbeeld uw eigen auto of inventaris in de zaak inbrengen dan dient u een inbrengbalans op te stellen. Wacht niet te lang met het opstellen van een inbrengbalans; deze dient namelijk meegestuurd te worden samen bij het formulier opgaaf startende ondernemers.

Opstellen liquidatiebalans

Het einde van uw onderneming is in zicht, alle facturen zijn afgewikkeld dus klaar zou u zeggen. Dit is niet helemaal juist, u dient namelijk over de laatste periode dat uw onderneming in bedrijf is geweest de stakingswinst berekenen. De balans na de stakingswinst noemen wij de liquidatiebalans. Deze is ook voor de fiscus van belang, vandaar dat een nauwkeurige opstelling hiervan een vereiste is.

Ons administratiekantoor

kan u bij het opstellen van balansen uitstekend begeleiden. Door ruime ervaring in de administratie zijn ook de meer ingewikkelde inbreng- en liquidatiebalansen eenvoudig door ons op te stellen. Onze meerwaarde bevind zich daarin dat wij gelijk een deskundig oog kunnen laten vallen op uw balans en u tips kunnen geven om uw onderneming zo gladjes mogelijk te starten of te beëindigen.

 

Terug

Boekhouding

De boekhouding bestaat niet alleen uit verschillende onderdelen, maar ook uit verschillende fasen. Graag lopen wij de fasen van de boekhouding met u door. Meent u één van deze onderdelen van de boekhouding te willen uitbesteden, dan is ons administratiekantoor natuurlijk de uitgelezen mogelijkheid.

 

Boekhouding opzetten

Wanneer u begint met een boekhoudpakket zult u merken dat u bij de boekhouding een standaard grootboekrekeningschema zit. Iedere boekhouding heeft posten als “kantoorkosten” en “telefoonkosten”. Handig zult u denken, maar er valt veel meer informatie uit de administratie te halen. Hiervoor is het wel nodig om bij het opzetten van de boekhouding eens goed na te denken over de inrichting van uw grootboekrekeningen. Voordat u ook maar één euro boekt, past u de omschrijvingen aan en deelt deze in in overzichtelijke subgroepen. Ieder boekhoudpakket heeft deze mogelijkheid. En geven rekeningen als “verkoop t-shirts particulier”, “verkoop broeken particulier” en “doorberekende verzendkosten” u niet een veel beter inzicht in wat er gebeurt in uw onderneming dan alles gewoon maar te boeken op één rekening “omzet”.

 

Informatiebehoefte bepalen

De te volgen werkwijze is eerst te identificeren, welke financiële informatie u nu echt wilt weten. Wilt u veel inzicht in uw kosten, maak dan duidelijke en veel gespecificeerde kostenrekeningen aan in uw boekhouding. Geen interesse in de kosten, laat het uitsplitsen dan achterwege in uw boekhouding.

 

Resultaat van vooraf nadenken

Het resultaat is een boekhouding, die op uw onderneming is toegesneden en zit als een maatpak. Niet ieder bedrijf kan uw rekeningschema gebruiken. In plaats van dat u de slaaf bent van een -door de fabrikant geïmplementeerd- rekeningschema, heeft u nu een managementtool in handen. Zo kunt u de informatie snel vinden, die u zoekt. Maar ook ontwikkelingen signaleren en beslissingen nemen.

 

Boekhouding bijhouden

Met een prachtig rekeningschema bent u er nog niet, de boekhouding boekt zichzelf namelijk niet. U kunt het best de boekhouding regelmatig bijwerken. Anders heeft u nog niet die informatie wanneer u die wilt. Veel ondernemers boeken hun administratie na afloop van het boekjaar. Een gemiste kans en misschien nog wel erger. Eigenlijk heeft u het afgelopen jaar een financiële koers gevolgd, die niet is gewijzigd en u nu (te laat) in de problemen heeft gebracht. Het regelmatig bijhouden van de boekhouding heeft nog een voordeel. U bent echt niet de enige wanneer u zegt dat het invoeren van de boekingen geen boeiend, maar wel tijdverslindend werk, is. In plaats van uit te stellen en er steeds meer er tegenop te gaan zien, kunt u beter regelmatig kleine beetjes doen. U maakt dan van het voeren van de boekhouding geen veldslag, die u meer kost dan oplevert.

 

Boekhouding afsluiten

Na het boekjaar wilt u graag de boekhouding afsluiten. Wanneer u een boekhouding afsluit voor een boekjaar, dan kunt u in dat boekjaar niet meer boeken. Zorg er dus altijd voor dat de administratie aansluit met uw jaarrekening en belastingaangiften. Zo heeft u later moeiteloos de specificaties bij de hand wanneer daar om gevraagd wordt. Veel ondernemingen laten voor het afsluiten van de boekhouding hun boekingen controleren door een administratiekantoor of accountant, welke vervolgens ook de aangiften verzorgd.

 

Boekhouden samengevat

De boekhouding is niet zo stoffig wanneer u de dynamische processen binnen uw onderneming vertaalt naar financiële informatie middels de administratie. Hier zijn maar twee voorwaarden voor nodig: u moet er de zin van inzien en er zin in hebben. Ontbreekt één van deze voorwaarden, dan kunt u misschien eens nadenken over het uitbesteden van (een deel van) uw boekhouding.

 

Terug

Uitbesteden van uw administratie

Het voeren van een administratie kost tijd, voor de ondernemer met beperkte boekhoudkennis zelfs veel tijd. En tijd is geld, uw kunt deze tijd immers ook aan uw onderneming besteden. Doen waar u goed in bent levert toch meer op dan ondersteunende activiteiten te ontplooien? Dan is uitbesteden zo gek nog niet.

Wanneer u de administratie niet uitbesteedt, zult u ook boekhoudsoftware of een online abonnement dienen aan te schaffen. Ook weer extra kosten. Al met al een pittige investering voor ondernemers, die hun tijd en geld wel beter te besteden hebben. Komt uw onderneming eerst of uw boekhouding?
Het uitbesteden van uw administratie is dus eigenlijk helemaal zo gek nog niet. Zeker wanneer u hiervoor een betaalbaar en deskundig kantoor kunt inschakelen.

Of de te voeren administratie nu betrekking heeft op uw eenmanszaak, een vennootschap onder firma (V.O.F.) of besloten vennootschap, ons administratiekantoor heeft ervaring met het voeren van allerlei administraties. Van ondersteuning van de administratie van een eenmanszaak in Microsoft® Excel tot het opzetten en voeren van concernboekhoudingen met meerdere vennootschappen.

U brengt de administratie geordend (in- en verkoopfacturen, bankafschriften en/of kasbladen) per maand, kwartaal of jaar langs op ons kantoor. Wij zullen deze dan invoeren in ons boekhoudsysteem. Hierna ontvangt u van ons een tussentijds verslag van uw administratie en kunt u uw bescheiden weer ophalen. Daar wij veel ervaring hebben met het verrichten van boekingen en ons boekhoudsysteem op en top kennen, zijn de mutaties snel ingevoerd. Het uitbesteden van uw administratie kost bij ons minder dan u denkt.

Neem daarom vandaag nog contact met ons op. Wij zijn u graag van dienst bij het opmaken van uw boekhouding.
 

Terug

Startende ondernemer

Juist voor startende ondernemers is “een goed begin het halve werk”. Voor advies m.b.t. de keuze van de bedrijfsvorm, tot en met het voeren van de financiële administratie kunt u bij Administratiekantoor Bakker terecht. Hieronder vind u een beknopt overzicht van de specifieke diensten die wij startende bedrijven kunnen bieden:

  • Opstellen ondernemersplan;
  • Begeleiden van startende ondernemers en doorstarters;
  • Adviseren bij de keuze van de ondernemersvorm;
  • Bemiddelen bij bedrijfsfinancieringen;
  • Bewaken van de liquiditeitspositie;
  • Opzetten van de interne administratieve organisatie;
  • Verzorgen van de financiële administratie.

 

Om als startende ondernemer succesvol te worden is het van belang de kosten in de opstartfase van het bedrijf zo laag mogelijk te houden. Echter ook het Startende ondernemerbelang van een juiste en overzichtelijke administratie verdient de nodige aandacht, dit vormt de ruggengraat van de onderneming. In de praktijk blijkt vaak dat ondernemers het administreren lastig vinden en voor zich uit schuiven.
Om toch vanaf het begin deel uit te kunnen maken van de opbouw van een correctie administratie hanteren wij voor startende ondernemingen aangepaste tarieven en kan er gebruik worden gemaakt van een aantrekkelijke korting voor de aanschaf van een boekhoudpakket. Vanzelfsprekend is dit niet verplicht en kan de administratie ook door ons gevoerd worden.

Wij hopen ook u als cliënt te mogen begroeten bij ons administratiekantoor. Mocht u geïnteresseerd zijn in een vrijblijvende afspraak (uiteraard kosteloos) met ons dan kunt u altijd contact opnemen. Eerst een prijsopgave ontvangen voor onze diensten kan ook, zo weet u dat wat wij beloven ook waar is. Eén ding is zeker; ons administratiekantoor is u graag van dienst!

Even voorstellen

Administratiekantoor Bakker is een ambitieuze, nog jonge onderneming, gevestigd aan de Jean Monnetstraat 320 te Heemskerk en wordt geleid door Michel en Nathalie Mulder. Samen hebben zij ruim 19 jaar kennis en ervaring op het gebied van boekhouding, administratieve dienstverlening en fiscale aangiften. NOAB administratiekantoor te HeemskerkAdministratiekantoor Bakker staat voor duidelijkheid, nakomen van afspraken en een open en eerlijke wijze van samenwerken, waar persoonlijk contact hoog in het vaandel staat. Wij zorgen ervoor dat uw administratie voldoet aan alle eisen die door de belastingdienst zijn opgelegd en proberen voor iedere cliënt het maximale eruit te halen. De kracht en het voordeel van administratiekantoor Bakker is dat er veel ervaring en expertise is verkregen vanuit opleiding, bedrijfsleven en de financiële dienstverlening, zodat wij onze diensten tegen zeer aantrekkelijke en concurrerende tarieven kunnen aanbieden.
Daarnaast begeleiden we de startende ondernemer, omdat een goed administratiekantoor juist in deze fase van ondernemen van onschatbare waarde is.

Uw administratie, jaarrekening of belastingaangifte

Of het nu gaat om uw gehele administratie, de jaarrekening of om een belastingaangifte, elke handeling is een tijdrovende en complexe aangelegenheid. Ons administratiekantoor is uw betaalbare oplossing op dit gebied en is u graag van dienst. Voor bedrijven en ZZP’ers zijn wij de aangewezen partner om deze obstakels uit handen te nemen. En dit -zoals gezegd- tegen zeer concurrerende tarieven. Omdat wij geloven dat administreren niet duur hoeft te zijn, als door deskundigheid, ervaring en de juiste ‘tools’ de besteedbare tijd beperkt kan blijven.

Dienstenpakket

Zoals elk administratiekantoor bieden wij een uitgebreid pakket van diensten aan. Op deze pagina hebben wij getracht uiteen te zetten welke diensten Administratiekantoor Bakker zoal verricht. Van Aangifte tot Zelfstandigenaftrek en alles daartussen kunnen wij onze cliënten van dienst zijn. Alles onder één dak zodat u ook maar één aanspreekpunt heeft voor al uw vragen. Middels ons NOAB lidmaatschap hebben wij toegang tot kennisbanken, experts en informatie welke wij kunnen raadplegen.

Vrijblijvende afspraak of prijsopgaaf

Wij hopen ook u als cliënt te mogen begroeten bij ons administratiekantoor. In tegenstelling tot wat populair is bieden wij geen ‘all-in tarieven’ aan. Om ook de onvoorziene werkzaamheden vergoed te ‘krijgen’, zal een kantoor met dergelijke tarieven deze tijd altijd incalculeren.  Ook als deze werkzaamheden bij u niet van toepassing zijn waardoor u per definitie duurder uit bent.

Mocht u geïnteresseerd zijn in een vrijblijvende afspraak (uiteraard kosteloos) met ons dan kunt u altijd contact opnemen. Wij zijn u graag van dienst!

Top